Nous recrutons un (e) secrétaire de direction H/F pour assister dans de tâches administratives du groupe Bomoko Service Sarl.

Vous avez une formation en secrétariat, de préférence en tant que secrétaire de direction ou Adjoint de direction ou 1^ère expérience sur un poste similaire et que vous êtes volontaire, investi, rigoureux et proactif et vous avez la  Maîtrise du Pack Office et de l’outil informatique « vous êtes à l’aise en informatique » ;

Votre polyvalence et votre facilité d’adaptabilité seront appréciés par notre entreprise.

Vous serez Rattaché à la Direction Générale de notre Entreprise, votre rôle principal sera de seconder l’Assistant de Direction dans la gestion administrative interne, mais aussi dans la gestion de toutes les relations externes de l’entreprise.

Vous allez partager également une partie de votre temps pour des missions relevant du Secrétaire Général. Vous serez donc multitâche, et vous serez  l’interface entre tous les acteurs de l’entreprise, internes et externes, et la Direction Générale.

Missions 1 du secrétaire de direction H/F :

• Secrétariat (gestion des appels, réception et tri de courrier, classement… );
• Gestion administrative : agenda, rendez-vous, planification des réunions ;
• Gestion des déplacements réservation et achat de billet;
• Suivi de dossiers confidentiels ;
• Accueil physique et téléphonique ;
• Diffusion des e-mails en interne et enregistrement sous les n° d’affaires ;
• Tenir le registre de  présences et de visites ;
• Relationnel avec les différents partenaires (clients, fournisseurs, banques, avocats…).
• Impression et enregistrement des factures des entreprises reçues par mail (+ celles déposées sur Chorus) ;

Missions 2 du secrétaire de direction H/F :

• Prévisionnel de facturation mensuelle ;
• Notes d’honoraires + impulser les notes d’honoraires de sous-traitants et des cotraitants ;
• Suivre l’équipe d’entretien et nettoyage de bureaux  à l’interne, les bureaux et les installations  soient toujours propre ;
• Mise à jour des tableaux des affaires et édition liste des affaires en cours ;
• Vérification des offres (saisie), interrogation et relance des entreprises
• Frappe de courriers, mails et autres documents (descriptifs, estimatifs, faisabilité) ;
• Suivi des fournisseurs (achats, contrats, règlements, assurances), Echéancier clients / fournisseurs Facturation et Suivi de relances factures et devis
• Contrat de co-traitance ou de sous-traitance avec les différents bureaux ;
• Gestion du standard et du courrier ;
• Passation de commandes et réception des marchandises au bureau ;
• Saisie de dossiers administratifs ;

Qualités du secrétaire de direction H/F :

• Savoir élaborer et mettre en œuvre des indicateurs de suivi afin d’assurer le reporting auprès de la direction générale ou du directeur administratif et financier ainsi que dans l’ensemble de départements ;

• Les compétences doivent s’accompagner d’excellentes capacités relationnelles;
• De bonnes facultés de communication avec des acteurs internes et externes à l’entreprise et d’aptitudes à encadrer des équipes aux domaines d’expertise poussés (sécurité, décoration, entretien et nettoyage…) ;
• Capacité à prioriser les informations ;
• Gestion administrative ;

Lire notre prolitique de recrutement

Autres connaissances du secrétaire de direction H/F

• Rigueur et discrétion  avec sens de l’organisation, polyvalence ;

• Sens du contact et du service ;
• Une bonne maîtrise de l’anglais et des outils informatique de gestion est également requise ;
• Etre Dynamique, Séquentiel et Autonome ;
• Tolérant et capable de travailler sous pression et Résistance au stress;
• travailler en équipe, capacité de l’adaptation facile et de réactivité;
• Connaissances aux outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint) ;
• Connaissance sur la gestion et exploitation  des réseaux et mail ;
• Capacité de négocier et aimant les détails ;
• Parler français, et au moins une langue nationale (connaissance de l’anglais est aussi souhaitable) ;
• Savoir utiliser les téléphones Android et tous autres outils de communications.
• Technique rédactionnelle (orthographe irréprochable) et de synthèse, excellentes présentation et expression orale et écrite.